TRỢ LÝ HÀNH CHÍNH (THƯ KÝ KỸ THUẬT)/ Administrative Assistant (Secretary – Engineering)

Hỗ trợ Hành chính và Điều phối Bộ phận Kỹ thuật

• Hỗ trợ Engineering Department trong các công việc hành chính hàng ngày, đảm bảo thông tin, hồ sơ và hoạt động của bộ phận được tổ chức và theo dõi hiệu quả.
• Quản lý lịch làm việc, cuộc họp, thư từ, hồ sơ và các tài liệu liên quan của Engineering Department.

Quản lý Hồ sơ và Báo cáo

• Chuẩn bị, cập nhật và lưu trữ các báo cáo, biểu mẫu, biên bản và hồ sơ kỹ thuật theo đúng quy trình của khách sạn.
• Theo dõi các yêu cầu sửa chữa, work orders, hồ sơ bảo trì và đảm bảo thông tin được cập nhật, chuyển tiếp đến các bên liên quan kịp thời.

Hỗ trợ Mua hàng và Kiểm soát Chi phí

• Hỗ trợ theo dõi các yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, hóa đơn và hồ sơ liên quan đến vật tư, thiết bị và dịch vụ của Engineering Department.
• Phối hợp với Purchasing, Finance và các nhà cung cấp để theo dõi tiến độ, chứng từ và các vấn đề phát sinh.

Điều phối Nội bộ và Giao tiếp

• Là đầu mối liên lạc hành chính của Engineering Department với các bộ phận khác, đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác và đúng thời hạn.
• Hỗ trợ sắp xếp các cuộc họp, ghi nhận biên bản và theo dõi các công việc cần thực hiện sau cuộc họp.

Tuân thủ Quy trình và Hỗ trợ Vận hành

• Đảm bảo các hồ sơ, tài liệu và hoạt động hành chính của bộ phận tuân thủ quy trình của khách sạn, các tiêu chuẩn Hyatt và yêu cầu về an toàn, bảo mật thông tin.
• Hỗ trợ Engineering Department trong các công việc hành chính khác theo sự phân công của Director/Chief Engineer.

• Thu nhập & Chính sách:Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực & kinh nghiệm; hưởng 100% lương trong thời gian thử việc.
• Hưởng Service Charge theo chính sách khách sạn khi chính thức đi vào hoạt động.

Đào tạo & Phát triển Sự nghiệp

• Cơ hội thăng tiến rõ ràng, phát triển năng lực và mở rộng cơ hội nghề nghiệp trong hệ thống Hyatt toàn cầu.
• Thường xuyên tham gia các chương trình đào tạo nhằm nâng cao chuyên môn, kỹ năng quản lý và phát triển nghề nghiệp.

Trải nghiệm & Đặc quyền Toàn cầu Hyatt

• 12 đêm phòng miễn phí mỗi năm tại các khách sạn thuộc hệ thống Hyatt trên toàn thế giới.
• Ưu đãi phòng và ẩm thực đặc biệt dành cho Nhân viên, Gia đình & Bạn bè (Friends & Family privileges).

Bảo hiểm & Phúc lợi

• Tham gia BHXH, BHYT, BHTN trên 100% mức lương.
• Bảo hiểm sức khỏe quốc tế của Tập đoàn dành cho nhân viên và gia đình, áp dụng theo vị trí/cấp bậc.
• Nhà ở: Hỗ trợ nhà ở dành cho nhân viên ngoài tỉnh Quảng Ninh, theo cấp bậc.

Môi trường làm việc & Văn hóa

• Gia nhập đội ngũ pre-opening của khách sạn 5 sao quốc tế, cùng xây dựng đội ngũ, văn hóa và trải nghiệm khách hàng ngay từ giai đoạn đầu.
• Văn hóa đa dạng, công bằng và hòa nhập, nơi mỗi cá nhân được tôn trọng, trao cơ hội và tự tin phát huy bản thân.

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Quản trị Kinh doanh, Kỹ thuật hoặc các chuyên ngành liên quan.
• Có tối thiểu 1–2 năm kinh nghiệm làm hành chính/thư ký, ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong khách sạn/resort 4–5 sao hoặc môi trường kỹ thuật.
• Có kỹ năng tổ chức hồ sơ, quản lý dữ liệu, soạn thảo văn bản và lập báo cáo tốt; sử dụng thành thạo Microsoft Office.
• Có khả năng giao tiếp và phối hợp tốt với các bộ phận nội bộ, nhà cung cấp và đối tác.
• Giao tiếp tiếng Anh tốt, có khả năng đọc hiểu tài liệu và trao đổi các công việc hành chính cơ bản bằng tiếng Anh.
• Tác phong chuyên nghiệp, cẩn thận, có tính tổ chức cao, chủ động và có khả năng quản lý nhiều công việc cùng lúc.